Ratgeber

Nebenkostenabrechnung selbst erstellen: Kostenarten, Heizkosten & CO₂-Aufteilung

Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt: Abrechnungsfrist, umlagefähige Kosten, Verteilerschlüssel, Heizkosten und CO₂-Kosten.

Stand: 19.07.2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Eine Nebenkostenabrechnung wird nicht dadurch korrekt, dass am Ende eine Summe herauskommt. Sie muss den richtigen Zeitraum verwenden, nur vereinbarte und umlagefähige Kosten enthalten, den Verteilerschlüssel nachvollziehbar zeigen und fristgerecht beim Mieter ankommen. Bei Heizkosten kommt zusätzlich die verbrauchsabhängige Verteilung hinzu; bei bestimmten Brennstoffen ist außerdem die CO₂-Kostenaufteilung zu beachten.

1. Abrechnungszeitraum und Frist zuerst festlegen

Über Betriebskostenvorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Endet der Zeitraum beispielsweise am 31. Dezember 2025, läuft die Frist regelmäßig bis 31. Dezember 2026. Nach Fristablauf kann der Vermieter eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Der Abrechnungszeitraum muss nicht zwingend dem Kalenderjahr entsprechen, darf aber in der Regel höchstens zwölf Monate umfassen. Ein Mieterwechsel verkürzt nicht automatisch den Abrechnungszeitraum des gesamten Gebäudes: Der Anteil des ausgezogenen Mieters wird innerhalb des laufenden Zeitraums abgegrenzt.

2. Welche Kosten dürfen in die Abrechnung?

Die Betriebskostenverordnung nennt in § 2 siebzehn Gruppen. Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandverteilung, Einrichtungen für Wäschepflege und sonstige Betriebskosten.

„Sonstige Betriebskosten“ sind kein Freifahrtschein. Die konkrete Kostenart sollte im Mietvertrag bezeichnet sein. Reparaturen, Instandhaltung, Verwaltungskosten oder Bankgebühren sind grundsätzlich keine laufenden Betriebskosten. Beim Hauswart müssen nicht umlagefähige Verwaltungs- oder Reparaturanteile herausgerechnet werden.

3. Den Verteilerschlüssel nachvollziehbar anwenden

Typische Schlüssel sind Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheit oder gemessener Verbrauch. Welche Verteilung gilt, richtet sich zuerst nach Mietvertrag und gesetzlichen Vorgaben. Die Abrechnung sollte für jede Position mindestens Gesamtkosten, verwendeten Schlüssel, Gesamtmenge des Schlüssels, Anteil der Wohnung und Ergebnis ausweisen.

Ein einfacher Kontrollschritt verhindert viele Fehler: Die Summe aller Wohnungsanteile muss wieder den umlagefähigen Gesamtkosten entsprechen. Abweichungen entstehen oft durch Leerstände, falsche Flächen oder Rundungen. Leerstandskosten dürfen nicht ohne Weiteres auf die übrigen Mieter verschoben werden.

4. Heizkosten: Verbrauch hat Vorrang

Nach der Heizkostenverordnung sind die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage grundsätzlich zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen. Der verbleibende Anteil wird meist nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Für Warmwasser und Sonderfälle gelten weitere Regeln. Deshalb sollten Heizkosten nicht einfach wie Treppenhausreinigung nach Quadratmetern verteilt werden.

Praktisch bedeutet das: Gesamtkosten und Brennstoffverbrauch erfassen, den verbrauchsabhängigen und den Grundkostenanteil trennen, Messwerte den Einheiten zuordnen und erst danach die Wohnungsanteile berechnen. Fehlen Messwerte oder liegt eine Ausnahme vor, muss der konkrete Ersatz- oder Ausnahmetatbestand geprüft werden.

5. CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter aufteilen

Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz verteilt die CO₂-Kosten bei Wohngebäuden anhand der energetischen Qualität. Maßgeblich ist der jährliche CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche. Das Stufenmodell reicht bei sehr emissionsarmen Gebäuden von einem Vermieteranteil von null Prozent bis zu einem Vermieteranteil von 95 Prozent bei mindestens 52 Kilogramm CO₂ pro Quadratmeter und Jahr.

Für die Rechnung werden die auf der Brennstoff- oder Wärmerechnung ausgewiesenen CO₂-Kosten benötigt. Diese Kosten werden entsprechend der ermittelten Gebäudestufe zwischen Vermieter und Mieter geteilt. Die Stufe darf nicht aus Energieverbrauch oder Kosten geraten werden; es zählen die gesetzlich vorgesehenen Emissionsdaten und die relevante Wohnfläche. Für Nichtwohngebäude und bestimmte Ausnahmen gelten andere Regeln.

6. Was eine prüfbare Abrechnung enthalten sollte

• Abrechnungsobjekt und Abrechnungszeitraum
• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
• Erläuterung und Berechnung des Verteilerschlüssels
• Anteil der konkreten Wohnung
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
• Ergebnis als Guthaben oder Nachzahlung
• bei Heizkosten: Verbrauchs- und Grundkostenanteil
• bei betroffenen Brennstoffen: CO₂-Kosten und Aufteilungsanteile

Belege müssen nicht zwingend vollständig mit der Abrechnung versandt werden, Mieter haben aber ein Recht auf Belegeinsicht. Deshalb sollten Rechnungen, Verträge, Flächenlisten, Messwerte und Rechenwege geordnet verfügbar bleiben. Eine gute Vorlage ersetzt keine Prüfung des Mietvertrags, macht Fehler und fehlende Angaben aber deutlich früher sichtbar.