Ratgeber

E-Rechnung 2026–2028: Wer muss wann? Der einfache Fahrplan

Was Unternehmen 2026 zur E-Rechnung wissen müssen: Empfang, Übergangsfristen 2027/2028, Ausnahmen und ein praktischer Umstellungsplan.

Stand: 19.07.2026 · Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Die E-Rechnung ist kein PDF mit schickem Dateinamen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und maschinell verarbeitet werden kann. Typische Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den dafür vorgesehenen Profilen. Ein einfaches PDF bleibt eine „sonstige Rechnung“.

Für kleine Unternehmen wirkt die Umstellung komplizierter, als sie im Alltag sein muss. Entscheidend sind vier Fragen: Rechnest du überhaupt zwischen inländischen Unternehmen ab? Musst du nur empfangen oder auch ausstellen? Greift eine Ausnahme? Und bis wann gilt für dich eine Übergangsfrist?

1. Empfang: seit 1. Januar 2025 einplanen

Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer, soweit sie unternehmerisch tätig sind. Für den reinen Empfang ist keine teure Plattform vorgeschrieben: Laut Bundesfinanzministerium genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Praktisch solltest du zusätzlich festlegen, wer eingehende XML- oder ZUGFeRD-Dateien prüft, wie sie lesbar gemacht und wo sie unverändert aufbewahrt werden.

Der häufigste Fehler ist deshalb nicht ein fehlendes Spezialprogramm, sondern ein ungeklärter Ablauf. Teste, ob dein Buchhaltungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD importieren kann. Lege einen eindeutigen Eingangsordner fest und notiere bei Problemen, von wem die Datei kam und wann du eine korrigierte Version angefordert hast.

2. Ausstellung: die Übergangsfristen

Für Umsätze, die zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch eine sonstige Rechnung verwenden. Papier bleibt möglich; für ein unstrukturiertes elektronisches Format wie PDF ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers relevant.

Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro hatte, darf die Übergangsregel noch bis Ende 2027 nutzen. Für diese Unternehmen wird die strukturierte E-Rechnung damit regelmäßig zum 1. Januar 2028 Pflicht, sofern keine Ausnahme greift. Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze müssen bei betroffenen B2B-Umsätzen grundsätzlich bereits ab 2027 strukturiert abrechnen.

Der einfache Zeitstrahl

• Seit 01.01.2025: E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31.12.2026: allgemeine Übergangsphase für die Ausstellung.
• Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für betroffene Unternehmen oberhalb der 800.000-Euro-Grenze.
• Ab 01.01.2028: Ende der verlängerten Übergangsregel für kleinere Rechnungsaussteller.

3. Welche Ausnahmen sind wichtig?

Die Pflicht betrifft nicht jede Rechnung. B2C-Umsätze an Endverbraucher fallen nicht unter die umsatzsteuerliche B2B-Regel. Auch viele steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Selbst wenn grundsätzlich eine Rechnungspflicht besteht, darf bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto weiterhin eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Besonders wichtig: Leistungen von Kleinunternehmern sind nach der aktuellen Regelung von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen jedoch empfangen können. Wer später zur Regelbesteuerung wechselt, muss ab diesem Zeitpunkt neu prüfen, ob für die eigenen B2B-Umsätze eine Ausstellungspflicht gilt.

4. Was sollte 2026 konkret passieren?

1. Ausgangslage dokumentieren: B2B-, B2C- und B2G-Umsätze unterscheiden und Kleinunternehmerstatus festhalten.
2. Empfang testen: Eine Testrechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, öffnen und archivieren.
3. Software prüfen: Nicht nur fragen, ob das Programm „E-Rechnung kann“, sondern Exportformat, Validierung und Archivierung testen.
4. Kundendaten ergänzen: Zuständige Rechnungsadresse, gewünschter Übermittlungsweg und interne Referenzen abfragen.
5. Verantwortung festlegen: Wer kontrolliert fehlerhafte Dateien, wer gibt sie zur Zahlung frei und wer verwahrt das Original?
6. Stichtag festhalten: Vorjahresumsatz und Ausnahmen jährlich neu prüfen.

5. Häufige Missverständnisse

Ein PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung. Eine E-Mail-Adresse reicht zwar technisch für den Empfang, ersetzt aber keinen betrieblichen Ablauf. ZUGFeRD ist nicht pauschal in jeder Ausprägung geeignet; das verwendete Profil muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Und die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf die Übergangsregel für die Ausstellung, nicht auf die grundsätzliche Empfangsfähigkeit.

Der sinnvollste Weg ist deshalb ein kleiner, getesteter Prozess: Eingang, Sichtprüfung, fachliche Freigabe, Buchung und unveränderte Aufbewahrung. Wer das 2026 einrichtet, muss zum eigenen Stichtag nicht unter Zeitdruck improvisieren.